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# OMSORG Business Controls Pro

## Das digitale Herzstück von Omsorg

> Menschen zuerst.  
> Prozesse automatisch.  
> Daten einmal erfassen.  
> Jeden Arbeitstag einfacher machen.

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## Dokumentstatus

- Dokument: OMSORG Blueprint
- Version: 1.0
- Status: Verbindliche Arbeitsgrundlage
- Unternehmen: Omsorg Dautovic & Neumann GbR
- Hauptprodukt: OMSORG Business Controls Pro
- Mobile Ergänzung: OMSORG Connect

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# 1. Vision

OMSORG Business Controls Pro ist keine klassische Verwaltungssoftware.

Die Plattform soll alle zentralen Arbeitsabläufe der Pflege-Zeitarbeit in einem gemeinsamen System verbinden und den täglichen Arbeitsaufwand von Omsorg deutlich reduzieren.

Die Software verwaltet nicht nur Daten. Sie unterstützt die Benutzer aktiv, erkennt Handlungsbedarf, erinnert an Fristen und automatisiert wiederkehrende Aufgaben.

Das System wird zuerst und vollständig für die tatsächlichen Arbeitsabläufe von Omsorg entwickelt.

Das bestehende Grundgerüst der Desktop-Anwendung bleibt erhalten und wird schrittweise zur vollständigen Unternehmensplattform erweitert.

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## 1.1 Unser Ziel

OMSORG Business Controls Pro soll:

- Zeit sparen
- doppelte Eingaben verhindern
- Fehler reduzieren
- Fristen automatisch überwachen
- wichtige Aufgaben sichtbar machen
- Mitarbeiter und Einrichtungen miteinander verbinden
- Zeiterfassung und Abrechnung automatisieren
- Entscheidungen durch klare Auswertungen erleichtern
- Desktop-Software und OMSORG Connect verbinden
- sensible Daten zuverlässig schützen

Die Software soll sich so natürlich anfühlen, als wäre sie direkt aus dem Arbeitsalltag von Omsorg entstanden.

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## 1.2 Die Omsorg-DNA

Die Entwicklung folgt fünf Grundsätzen:

1. Menschen zuerst
2. Prozesse automatisch
3. Daten nur einmal erfassen
4. So wenig Klicks wie möglich
5. Sicherheit und Vertrauen als Grundlage

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## 1.3 Das Omsorg-Prinzip

Vor der Umsetzung einer Funktion werden sieben Fragen gestellt:

1. Hilft diese Funktion einem Menschen?
2. Spart sie Zeit?
3. Verhindert sie Fehler?
4. Vermeidet sie doppelte Eingaben?
5. Ist sie verständlich und logisch?
6. Ist sie sicher und später erweiterbar?
7. Passt sie zur DNA von Omsorg?

Eine Funktion wird nur umgesetzt, wenn sie einen klaren Nutzen für Omsorg besitzt.

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# 2. Der tatsächliche Arbeitsalltag

Die Software orientiert sich nicht zuerst an Menüs.

Sie orientiert sich am tatsächlichen Tagesablauf von Omsorg.

Der Arbeitstag beginnt mit den Menschen. Erst danach folgen Prozesse, Rechnungen und Verwaltung.

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## 2.1 Arbeitsbeginn und Morning Briefing

Der Bürotag beginnt mit:

1. Outlook und neuen E-Mails
2. Krankmeldungen
3. Anliegen der Mitarbeiter
4. Disposition
5. fehlenden Tätigkeitsnachweisen
6. offenen und neuen Rechnungen
7. Zahlungseingängen
8. Recruiting und Kaltaquise
9. Marketing und Werbung

Das Dashboard soll diese Reihenfolge widerspiegeln.

Beim Öffnen der Software werden die wichtigsten Informationen des Tages angezeigt.

Beispiele:

- neue Krankmeldung
- Mitarbeiter benötigt einen Rückruf
- fehlender Tätigkeitsnachweis
- Einsatz muss neu besetzt werden
- neue Anfrage einer Einrichtung
- Rechnung kann erstellt werden
- Rechnung ist überfällig
- Akquise-Wiedervorlage ist heute fällig
- neuer Mitarbeiter beginnt demnächst

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## 2.2 Montag bei Omsorg

Ein typischer Montag besteht aus:

1. Krankmeldungen und Mitarbeiteranliegen prüfen
2. Disposition bei Ausfällen anpassen
3. Mitarbeiter an Tätigkeitsnachweise der Vorwoche erinnern
4. Outlook vollständig prüfen
5. Anfragen von Einrichtungen bearbeiten
6. eingereichte Tätigkeitsnachweise kontrollieren
7. wöchentliche Rechnungen erstellen und versenden
8. offene Zahlungen prüfen
9. bei Bedarf Mahnungen vorbereiten
10. Mitarbeiter-Recruiting durchführen
11. Einrichtungen telefonisch akquirieren
12. Wiedervorlagen bearbeiten
13. Werbung und Marketing planen
14. zum Tagesabschluss E-Mails, Rechnungen und Nachweise erneut prüfen

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## 2.3 Tagesabschluss

Am Ende des Arbeitstages soll die Software anzeigen:

### Heute erledigt

- bearbeitete Krankmeldungen
- organisierte Vertretungen
- erstellte Rechnungen
- versendete Mahnungen
- erledigte Akquisegespräche
- bearbeitete Bewerbungen
- veröffentlichte Marketingmaßnahmen

### Noch offen

- fehlende Tätigkeitsnachweise
- offene Rückrufe
- unbeantwortete E-Mails
- überfällige Rechnungen
- nicht abgeschlossene Wiedervorlagen
- noch nicht besetzte Einsätze

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# 3. OMSORG Flow

OMSORG Flow beschreibt die vollständigen Lebenszyklen des Unternehmens.

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## 3.1 Einrichtung und Kunde

```text
Lead
→ erster Kontakt
→ kontaktiert
→ kein Bedarf
→ Wiedervorlage
→ Interesse
→ Termin
→ Angebot
→ Neukunde
→ Bestandskunde
→ Auftrag
→ Betreuung
→ Vertragsverlängerung
→ inaktiv oder archiviert
Bei „kein Bedarf“ wird automatisch eine neue Wiedervorlage angelegt.
Standardintervall: 14 Tage

3.2 Mitarbeiter
Interessent
→ Bewerbung
→ Erstkontakt
→ Vorstellung
→ Unterlagen
→ Angebot
→ Einstellung
→ geplanter Eintritt
→ Personalakte
→ Einsatz
→ Zeiterfassung
→ Fortbildung
→ Urlaub und Abwesenheit
→ Austritt
→ Archiv

3.3 Einsatz
Anfrage der Einrichtung
→ Auftrag
→ Anforderungen und Qualifikation
→ Mitarbeiter auswählen
→ Mitarbeiter zuweisen
→ Einsatzanweisung
→ Bestätigung über OMSORG Connect
→ Arbeitszeit
→ Tätigkeitsnachweis
→ Prüfung
→ Freigabe

3.4 Rechnung
freigegebene Arbeitszeit
→ Konditionen der Einrichtung
→ automatische Berechnung
→ Rechnungsentwurf
→ Prüfung
→ Freigabe
→ PDF
→ Versand
→ Zahlungsziel 14 Tage
→ Zahlung oder Mahnung
→ Zahlung zuordnen
→ Controlling

3.5 Recruiting und Akquise
Mitarbeiter-Recruiting
Werbung oder Empfehlung
→ Bewerbung
→ Kontakt
→ Gespräch
→ Unterlagen
→ Einstellung
→ geplanter Start
→ aktive Beschäftigung

Einrichtungsakquise
Einrichtung finden
→ Lead anlegen
→ Ansprechpartner und Durchwahl erfassen
→ Kontakt
→ Gespräch dokumentieren
→ Ergebnis festlegen
→ Wiedervorlage nach 14 Tagen
→ Interesse
→ Angebot
→ Kunde

4. Plattformarchitektur
OMSORG Business Controls Pro besteht aus vier verbundenen Ebenen.

4.1 OMSORG Desktop
Desktop-Software für:
Sabina
Malik
Sabrina
Sascha
zukünftige Büromitarbeiter
Sie enthält die vollständigen Unternehmensmodule entsprechend der jeweiligen Berechtigungen.

4.2 OMSORG Connect
Mobile Anwendung für Außendienstmitarbeiter.
Geplante Funktionen:
eigene Einsätze
Einsatzanweisungen
Einsatzbestätigung
Zeiterfassung
digitaler Tätigkeitsnachweis
Upload unterschriebener Nachweise
digitales Fahrtenbuch
Krankmeldung
Verspätung
Rückrufwunsch
Urlaub und Abwesenheit
Dokumente
News
Benefits
Ansprechpartner
Fortbildungscenter
Außendienstmitarbeiter sehen ausschließlich ihre eigenen Daten.

4.3 OMSORG Core
OMSORG Core ist die gemeinsame und einzige Datenbasis.
Jede Information wird möglichst nur einmal erfasst.
Beispiele:
Ein Mitarbeiterdatensatz wird gemeinsam verwendet von:
Personalakte
Disposition
Zeiterfassung
Rechnungsprozess
Lohnvorbereitung
Controlling
OMSORG Connect
Ein Einrichtungsdatensatz wird gemeinsam verwendet von:
CRM
Akquise
Ansprechpartnern
Konditionen
Aufträgen
Disposition
Verträgen
Rechnungen
Controlling

4.4 OMSORG Engine
Die OMSORG Engine verarbeitet Ereignisse und Fristen.
Beispiele:
Vertrag endet bald
Vertragsende erkannt
→ Dashboard-Warnung
→ zuständige Person informieren
→ Telefonnummer und E-Mail anbieten
→ Vertrag direkt öffnen

Tätigkeitsnachweis fehlt
Nachweis fehlt
→ Mitarbeiter markieren
→ Erinnerung über OMSORG Connect
→ Büro über fehlenden Nachweis informieren

Rechnung überfällig
Zahlungsziel überschritten
→ Warnung
→ Mahnentwurf
→ Freigabe
→ Versand
→ Mahnhistorie

Neuer Mitarbeiter beginnt
Eintrittsdatum nähert sich
→ Dashboard-Hinweis
→ Personalakte prüfen
→ Dokumente prüfen
→ App-Zugang vorbereiten
→ Einsatzanweisung kontrollieren


5. Module
Die geplanten Hauptmodule sind:
Home und Smart Dashboard
Mitarbeiter
Einrichtungen und CRM
Recruiting
Akquise und Wiedervorlagen
Disposition
Zeiterfassung
Tätigkeitsnachweise
Rechnungen
Zahlungsüberwachung und Mahnungen
Kalkulation
Fahrzeuge
digitales Fahrtenbuch
Dokumente
Marketing
Controlling
OMSORG Connect
Benutzer, Rollen und Berechtigungen
Einstellungen
Integrationen

6. Rollen und Berechtigungen

6.1 Geschäftsführung
Sabina
Vollzugriff auf alle Funktionen und Daten.
Malik
Vollzugriff auf alle Funktionen und Daten.
Die Geschäftsführung besitzt dauerhaft Zugriff auf:
vollständige Finanzdaten
Gewinn
Margen
Controlling
Benutzerverwaltung
Berechtigungen
sicherheitsrelevante Einstellungen

6.2 Disposition und Buchhaltung
Sabrina
Darf unter anderem:
Mitarbeiter verwalten
Mitarbeiterakten einsehen
Einrichtungen verwalten
Ansprechpartner bearbeiten
Konditionen hinterlegen
Aufträge und Einsätze verwalten
Arbeitszeiten prüfen
Rechnungen erstellen
Rechnungen freigeben
Zahlungen zuordnen
Recruiting und CRM nutzen
Sabrina darf nicht den vollständigen Unternehmensgewinn oder vertrauliche Gesamtmargen einsehen.

Sascha
Darf:
Mitarbeiter-Recruiting nutzen
Bewerber verwalten
Mitarbeiterakten einsehen, soweit erforderlich
Einrichtungen als Leads anlegen
Einrichtungsakquise durchführen
Kontakte und Wiedervorlagen bearbeiten
Marketing und Werbung verwalten
Kein Zugriff auf:
Rechnungen
Zahlungen
Gewinn
Margen
vollständiges Controlling

6.4 Außendienstmitarbeiter
Außendienstmitarbeiter arbeiten ausschließlich über OMSORG Connect.
Sie dürfen nur die jeweils freigegebenen eigenen Daten sehen und bearbeiten.

6.5 Zukünftige Büromitarbeiter
Beim Anlegen eines Büromitarbeiters können Rechte individuell eingestellt werden.
Mögliche Rechte:
Modul sehen
Daten lesen
Daten anlegen
Daten bearbeiten
Daten löschen
Daten exportieren
Daten freigeben
Rechnungen sehen
Finanzdaten sehen
Gewinn sehen
Controlling sehen
Benutzer verwalten
Rollen dienen als Vorlage. Individuelle Rechte können zusätzlich vergeben oder entzogen werden.

7. Mitarbeiter
Die bestehende Mitarbeiterübersicht wird zur vollständigen digitalen Personalakte erweitert.
Geplante Bereiche:
Übersicht
persönliche Daten
Kontaktdaten
Arbeitsvertrag
Dokumente
Qualifikationen
Fortbildungen
Zuschläge
Einsätze
Zeiterfassung
Tätigkeitsnachweise
Urlaub und Abwesenheit
Krankmeldungen
Dienstwagen
Fahrtenbuch
Benefits
Notizen
Historie
App-Zugang
Benutzerrechte bei Büromitarbeitern
Beim Anlegen eines Mitarbeiters wird insbesondere das Eintrittsdatum erfasst.
Dadurch kann das Dashboard automatisch auf bevorstehende Mitarbeiterstarts hinweisen.

8. Einrichtungen und CRM
Jede Einrichtung erhält eine zentrale Kundenakte.
Geplante Angaben:
Name
Einrichtungsart
allgemeine Adresse
Rechnungsadresse
zentrale Telefonnummer
Durchwahlen
E-Mail-Adressen
Ansprechpartner
Funktionen der Ansprechpartner
Abteilungen oder Wohnbereiche
CRM-Status
Gesprächsnotizen
letzte Kontaktaufnahme
nächste Wiedervorlage
Verträge
Konditionen
Aufträge
zugewiesene Mitarbeiter
Tätigkeitsnachweise
Rechnungen
Zahlungen
Historie

9. Zeiterfassung und Tätigkeitsnachweise
Die Zeiterfassung orientiert sich funktional an modernen Zeiterfassungssystemen wie Clockodo, wird jedoch vollständig mit den Omsorg-Prozessen verbunden.
Geplante Funktionen:
Arbeitsbeginn
Pause
Arbeitsende
Einrichtung und Einsatz
Schichtart
Nachtzeit
Wochenendzeit
Feiertagszeit
digitale Bestätigung
optional Unterschrift der Einrichtung
Upload als Foto oder PDF
Prüfstatus
Freigabe
Abrechnungsstatus
Status:
offen
→ eingereicht
→ Prüfung
→ Rückfrage
→ freigegeben
→ abgerechnet

10. Rechnungen und Zahlungen
Rechnungen werden wöchentlich erstellt.
Grundlage:
freigegebene Arbeitszeiten
+ individuelle Konditionen der Einrichtung
+ abrechenbare Zuschläge
= Rechnungsentwurf

Rechnungsstatus:
Entwurf
→ Prüfung
→ freigegeben
→ versendet
→ offen
→ bezahlt

Alternativ:
offen
→ überfällig
→ Mahnung
→ bezahlt
das reguläre Zahlungsziel beträgt 14 Tage

11. Controlling
Controlling erhält Daten aus allen relevanten Modulen.
Geplante Auswertungen:
Umsatz
Kosten
Gewinn
Deckungsbeitrag
Margen
Auslastung
Mitarbeiterstunden
Fehlzeiten
Einrichtungsrentabilität
offene Forderungen
Recruiting-Erfolg
Marketing-Erfolg
Fahrzeugkosten
Drei-Monats-Durchschnitt
Trends und Prognosen
Vollständige Gewinn- und Margendaten sind ausschließlich für Sabina und Malik sichtbar.

12. Outlook und Kommunikation
Outlook bleibt das bestehende E-Mail-System.
OMSORG Business Controls Pro soll Outlook zukünftig in die Arbeitsabläufe integrieren.
Geplante Funktionen:
neue E-Mails im Morning Briefing anzeigen
E-Mail einer Einrichtung zuordnen
E-Mail einem Mitarbeiter zuordnen
aus einer E-Mail einen Auftrag erstellen
aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen
aus einer Kundenakte eine E-Mail vorbereiten
Rechnungsversand dokumentieren
Kommunikationshistorie anzeigen
Outlook wird nicht ersetzt. Die Inhalte werden innerhalb der Omsorg-Prozesse nutzbar gemacht.


13. Datenschutz und Datensicherheit
Datenschutz und Datensicherheit sind grundlegende Bestandteile der Architektur.
Verbindliche Grundsätze:
DSGVO-konforme Verarbeitung
minimale notwendige Berechtigungen
getrennte Benutzerkonten
sichere Anmeldung
verschlüsselte Datenübertragung
verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
besonders geschützte Dokumente
automatische Backups
regelmäßige Wiederherstellungsprüfung
Sitzungssperre
nachvollziehbare Änderungshistorie
Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
Aufbewahrungs- und Löschkonzept
Schutz vor unbefugtem Export
Mitarbeiterzugriff ausschließlich auf eigene Daten
Berechtigungsprüfung auf Oberfläche und Datenebene
Datenschutz ist keine spätere Zusatzfunktion.
Datenschutz ist die Grundlage des Systems.

14. White-Label-Architektur
OMSORG Business Controls Pro wird zuerst und vollständig für Omsorg entwickelt.
Der technische Kern soll dennoch so aufgebaut werden, dass die Plattform später bei Bedarf auch anderen Unternehmen angeboten werden kann.
Geschäftslogik und Branding werden getrennt.
Austauschbare Bestandteile:
Firmenname
Logo
Farben
Schriftarten
Bezeichnungen
Startbildschirm
App-Branding
E-Mail-Absender
Rechnungsvorlagen
Dokumentvorlagen
Die Omsorg-Ausführung bleibt die Referenz und das Herzstück der Entwicklung.
Für eine spätere Nutzung durch andere Unternehmen ist eine vollständige Mandantentrennung erforderlich.
Daten verschiedener Unternehmen dürfen niemals vermischt werden.

15. Entwicklungsprinzipien
Die Entwicklung erfolgt in kleinen, überprüfbaren Schritten.
Arbeitsweise:
Entscheidung im Blueprint prüfen
eine Datei oder Funktion bearbeiten
Anwendung testen
Fehler beheben
Git-Commit erstellen
nächsten Schritt beginnen
Technische Grundsätze:
keine mehrfach gepflegten Daten
keine isolierten Insellösungen
wiederverwendbare Komponenten
modulare Architektur
klare Verantwortlichkeiten
Rechte zentral prüfen
Sicherheit von Anfang an
Design und Branding vom Kern trennen
bestehende Anwendung schrittweise erweitern

16. Entwicklungsroadmap
Phase 1 – Fundament
Blueprint
zentrale Datenstruktur
Rollen und Berechtigungen
sichere lokale Speicherung
Änderungsprotokoll
Backup-Grundlagen
Design- und Branding-Trennung
Phase 2 – Stammdaten
Mitarbeiter vollständig anlegen und bearbeiten
Einrichtungen vollständig anlegen und bearbeiten
Ansprechpartner
Rechnungsadressen
Verträge
Konditionen
Dokumente
Phase 3 – Operatives Geschäft
Aufträge
Disposition
Mitarbeiterzuweisung
Einsatzanweisungen
Krankmeldungen
Ersatzbesetzung
Phase 4 – Zeit und Abrechnung
Zeiterfassung
Tätigkeitsnachweise
Freigabeprozess
automatische Rechnungsentwürfe
Rechnungsversand
Zahlungen
Mahnungen
Phase 5 – Recruiting und CRM
Bewerberpipeline
Kundenakquise
14-Tage-Wiedervorlagen
Gesprächshistorie
Marketing
Phase 6 – OMSORG Connect
Anmeldung
eigene Einsätze
Einsatzanweisungen
Zeiterfassung
Tätigkeitsnachweise
Mitarbeiteranliegen
Krankmeldungen
digitales Fahrtenbuch
Urlaub
Dokumente
News und Benefits
Phase 7 – Dashboard und Controlling
Morning Briefing
Live Dashboard
automatische Erinnerungen
Drei-Monats-Durchschnitt
Trends und Prognosen
vollständige Auswertungen
Outlook-Integration

17. Verbindlicher Leitsatz
Wir entwickeln keine Software, um Daten zu verwalten.
Wir entwickeln ein System, das Menschen unterstützt, Zeit spart und Omsorg jeden Tag ein Stück besser macht.

18. Änderungsprotokoll
Blueprint 1.0
Erste verbindliche Fassung mit:
Vision
Omsorg-DNA
täglichem Arbeitsablauf
OMSORG Flow
Plattformarchitektur
Rollen und Berechtigungen
Hauptmodulen
Datenschutz und Datensicherheit
White-Label-Ziel
Entwicklungsroadmap

```text

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# 19. OMSORG Core

OMSORG Core beschreibt die zentralen fachlichen Bausteine der gesamten Plattform.

Alle Module, Automatisierungen, Dashboards und Auswertungen greifen auf dieselben gemeinsamen Daten zurück.

Die wichtigste Regel lautet:

> Jede Information wird möglichst nur einmal erfasst und anschließend überall dort verwendet, wo sie benötigt wird.

Die sechs zentralen Objekte sind:

1. Mitarbeiter
2. Einrichtung
3. Vertrag
4. Auftrag
5. Zeiterfassung
6. Rechnung

Diese Objekte bilden gemeinsam das fachliche Herz von OMSORG Business Controls Pro.

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## 19.1 Mitarbeiter

Der Mitarbeiterdatensatz bildet die zentrale digitale Personalakte.

Er enthält alle Informationen, die für Beschäftigung, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Abrechnung, Kommunikation und OMSORG Connect benötigt werden.

### Stammdaten

- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- Adresse
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Notfallkontakt
- Beschäftigungsart
- Qualifikation
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Status

### Arbeitsvertrag

- Vertragsbeginn
- Vertragsende
- vereinbarte Wochen- oder Monatsarbeitszeit
- Stundenlohn
- Nachtzuschlag
- Samstagszuschlag
- Sonntagszuschlag
- Feiertagszuschlag
- Überstundenregelung
- Urlaubsanspruch
- Probezeit

### Personalakte

- Dokumente
- Verträge
- Qualifikationen
- Fortbildungen
- Führerschein
- Gesundheitsnachweise
- Notizen
- Historie
- Erinnerungen und Fristen

### Einsatzdaten

- aktuelle Einsätze
- frühere Einsätze
- zugewiesene Einrichtungen
- Schichten
- Einsatzanweisungen
- Verfügbarkeit
- Abwesenheiten
- Krankmeldungen

### OMSORG Connect

- App-Zugang
- eigene Einsätze
- Zeiterfassung
- Tätigkeitsnachweise
- Fahrtenbuch
- Dokumentenupload
- Urlaub und Abwesenheit
- Mitarbeiteranliegen
- News und Benefits

### Benutzerrechte

Bei Büromitarbeitern kann der Mitarbeiterdatensatz zusätzlich mit einem Benutzerkonto verbunden werden.

Dabei werden Rolle und individuelle Rechte festgelegt.

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## 19.2 Einrichtung

Die Einrichtung ist der zentrale Kunden- und CRM-Datensatz.

Sie verbindet Akquise, Ansprechpartner, Konditionen, Verträge, Aufträge, Mitarbeiterzuweisungen und Rechnungen.

### Stammdaten

- Name
- Einrichtungsart
- allgemeine Adresse
- Rechnungsadresse
- zentrale Telefonnummer
- zentrale E-Mail-Adresse
- Website
- Status

### Ansprechpartner

Eine Einrichtung kann mehrere Ansprechpartner besitzen.

Je Ansprechpartner werden erfasst:

- Name
- Funktion
- Abteilung oder Wohnbereich
- Telefonnummer
- Durchwahl
- Mobilnummer
- E-Mail-Adresse
- bevorzugter Kontaktweg
- Notizen

### CRM

- Lead-Status
- Neukunde oder Bestandskunde
- kein Bedarf
- letzter Kontakt
- nächster Kontakt
- Wiedervorlage
- Gesprächsnotizen
- Angebote
- Historie

### Konditionen

- Verrechnungssatz
- Qualifikationsabhängige Preise
- Nachtzuschlag
- Samstagszuschlag
- Sonntagszuschlag
- Feiertagszuschlag
- Fahrtkosten
- Mindeststunden
- Pausenregelung
- Abrechnungsintervall
- Zahlungsziel
- individuelle Vereinbarungen

### Verknüpfungen

- Verträge
- Aufträge
- zugewiesene Mitarbeiter
- Tätigkeitsnachweise
- Rechnungen
- Zahlungen
- Mahnungen
- Kommunikationshistorie

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## 19.3 Vertrag

Der Vertrag beschreibt eine verbindliche Vereinbarung zwischen Omsorg und einer Einrichtung oder zwischen Omsorg und einem Mitarbeiter.

Verträge werden nach Vertragsart getrennt geführt.

### Vertragsarten

- Arbeitnehmervertrag
- Rahmenvertrag mit Einrichtung
- Einsatzvertrag
- Vertragsverlängerung
- Zusatzvereinbarung
- Dienstwagenvereinbarung
- sonstige Vereinbarung

### Vertragsdaten

- Vertragsnummer
- Vertragsart
- Vertragspartner
- Beginn
- Ende
- Kündigungsfrist
- Verlängerungsoption
- Status
- verantwortliche Person
- Dokument

### Fristen und Automatisierungen

Die OMSORG Engine überwacht:

- bevorstehendes Vertragsende
- Kündigungsfristen
- fehlende Verlängerung
- ausstehende Unterschrift
- notwendige Kontaktaufnahme

Bei Handlungsbedarf erscheint automatisch eine Meldung im Dashboard.

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## 19.4 Auftrag

Der Auftrag beschreibt den konkreten Personalbedarf einer Einrichtung.

Er verbindet Einrichtung, Zeitraum, Qualifikation, Konditionen und zugewiesenen Mitarbeiter.

### Auftragsdaten

- Einrichtung
- Ansprechpartner
- Einsatzort
- Abteilung oder Wohnbereich
- benötigte Qualifikation
- Zeitraum
- Wochentage
- Schichtart
- Arbeitszeiten
- Anzahl benötigter Mitarbeiter
- Konditionen
- Status
- Priorität
- besondere Hinweise

### Auftragsstatus

```text
Anfrage
→ Prüfung
→ offen
→ teilweise besetzt
→ vollständig besetzt
→ aktiv
→ abgeschlossen
→ storniert

Mitarbeiterzuweisung
Ein Auftrag kann einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden.
Dabei werden geprüft:
Qualifikation
Verfügbarkeit
Arbeitszeit
Abwesenheiten
Entfernung
Überschneidungen
Vertragsbedingungen
Nach der Zuweisung erhält der Mitarbeiter eine Einsatzanweisung über OMSORG Connect.

19.5 Zeiterfassung
Die Zeiterfassung dokumentiert die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters innerhalb eines Auftrags.
Sie ist die Grundlage für:
Tätigkeitsnachweis
Rechnungsstellung
Lohnvorbereitung
Auslastung
Controlling
Drei-Monats-Durchschnitt
Erfasste Daten
Mitarbeiter
Einrichtung
Auftrag
Datum
Arbeitsbeginn
Arbeitsende
Pausen
Gesamtstunden
Nachtstunden
Samstagsstunden
Sonntagsstunden
Feiertagsstunden
Bemerkungen
Tätigkeitsnachweis
Unterschrift oder Bestätigung
Prüfstatus
Status
Entwurf
→ eingereicht
→ Prüfung
→ Rückfrage
→ freigegeben
→ abgerechnet

Nur freigegebene Zeiten dürfen in die automatische Rechnungserstellung einfließen.


19.6 Rechnung
Die Rechnung entsteht aus freigegebenen Arbeitszeiten und den hinterlegten Konditionen der Einrichtung.
Grundlage
freigegebene Arbeitszeit
+ Konditionen der Einrichtung
+ abrechenbare Zuschläge
+ sonstige vereinbarte Leistungen
= Rechnungsentwurf

Rechnungsdaten
Rechnungsnummer
Einrichtung
Rechnungsadresse
Abrechnungszeitraum
zugehörige Aufträge
zugehörige Mitarbeiter
Leistungspositionen
Zuschläge
Nettobetrag
Umsatzsteuer
Bruttobetrag
Zahlungsziel
Fälligkeitsdatum
Zahlungsstatus
Mahnstatus

Rechnungsstatus
Entwurf
→ Prüfung
→ freigegeben
→ versendet
→ offen
→ bezahlt

Alternativ:
offen
→ überfällig
→ Mahnung
→ bezahlt

Zahlungsüberwachung
Die OMSORG Engine überwacht das Zahlungsziel von 14 Tagen.
Bei Überschreitung:
Dashboard-Warnung
Mahnentwurf
Freigabe durch berechtigte Person
Versand
Dokumentation in der Mahnhistorie

19.7 Beziehungen zwischen den Core-Objekten
Die sechs Core-Objekte sind direkt miteinander verbunden.
Einrichtung
→ Vertrag
→ Auftrag
→ Mitarbeiterzuweisung
→ Zeiterfassung
→ Rechnung
→ Zahlung
→ Controlling
Der Mitarbeiter ist dabei mit Auftrag, Zeiterfassung, OMSORG Connect und Personalakte verbunden.
Die Einrichtung ist mit CRM, Ansprechpartnern, Konditionen, Verträgen, Aufträgen und Rechnungen verbunden.

19.8 Verbindliche Core-Regeln
Jeder Datensatz besitzt eine eindeutige interne ID.
Beziehungen werden über IDs hergestellt und nicht durch doppelte Texteingaben.
Stammdaten werden nur an einer zentralen Stelle gepflegt.
Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
Löschungen sensibler oder geschäftsrelevanter Daten erfolgen nicht unkontrolliert.
Berechtigungen werden auf Daten- und Funktionsebene geprüft.
Automatisierungen greifen ausschließlich auf verlässliche, freigegebene Daten zu.
Rechnungen entstehen nur aus freigegebenen Arbeitszeiten.
Finanzdaten werden entsprechend der Benutzerrechte geschützt.
OMSORG Connect erhält nur die für den jeweiligen Mitarbeiter freigegebenen Daten.

19.9 Bedeutung für die weitere Entwicklung
Alle zukünftigen Module müssen auf OMSORG Core aufbauen.
Es werden keine isolierten Datenlisten für Dashboard, CRM, Disposition oder Rechnungen erstellt.
Stattdessen greifen alle Bereiche auf dieselben zentralen Objekte zurück.
Damit wird sichergestellt:
keine doppelten Daten
weniger Fehler
klare Beziehungen
zuverlässige Automatisierungen
konsistente Auswertungen
spätere Erweiterbarkeit
sichere Verbindung mit OMSORG Connect
mögliche White-Label-Nutzung
```text

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# 20. OMSORG Engine

Die OMSORG Engine ist das intelligente Herz der Plattform.

Sie verarbeitet Ereignisse, überwacht Fristen, verbindet Module miteinander und übernimmt wiederkehrende Aufgaben automatisch.

Die OMSORG Engine besitzt keine eigene Benutzeroberfläche.

Sie arbeitet permanent im Hintergrund und unterstützt alle Bereiche der Software.

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## 20.1 Grundprinzip

Die OMSORG Engine arbeitet ereignisorientiert.

Nicht Benutzer lösen Prozesse aus.

Sondern Ereignisse.

Ein Ereignis kann beispielsweise sein:

- neuer Mitarbeiter
- Krankmeldung
- neuer Auftrag
- fehlender Tätigkeitsnachweis
- Vertragsende
- neue Rechnung
- Zahlung eingegangen
- Urlaub beantragt
- Bewerbung eingegangen
- neue E-Mail
- Kaltaquise-Wiedervorlage erreicht

Jedes Ereignis kann automatisch mehrere Aktionen auslösen.

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## 20.2 Beispiele

### Krankmeldung

Ereignis:

Mitarbeiter meldet sich krank.

OMSORG Engine:

- Dashboard aktualisieren
- Disposition informieren
- Einsatz markieren
- mögliche Ersatzmitarbeiter anzeigen
- Einsatzanweisung vorbereiten
- Historie ergänzen

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### Fehlender Tätigkeitsnachweis

Montagmorgen.

OMSORG Engine prüft automatisch:

Welche Tätigkeitsnachweise der Vorwoche fehlen?

Danach:

- Dashboard aktualisieren
- Mitarbeiter markieren
- Erinnerung über OMSORG Connect senden
- Rechnungsfreigabe blockieren

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### Vertragsende

Die OMSORG Engine überwacht automatisch alle Vertragslaufzeiten.

Beispielsweise:

30 Tage vor Vertragsende:

- Dashboard-Warnung
- zuständige Person informieren
- Ansprechpartner anzeigen
- Telefonnummer anzeigen
- E-Mail anzeigen
- Vertrag direkt öffnen

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### Neue Bewerbung

Eine Bewerbung geht ein.

OMSORG Engine:

- Recruiting informieren
- Bewerber anlegen
- Wiedervorlage erzeugen
- Status "Neu" setzen
- Dashboard aktualisieren

---

### Zahlung eingegangen

Eine Rechnung wird bezahlt.

OMSORG Engine:

- Zahlungsstatus ändern
- Mahnungen stoppen
- Dashboard aktualisieren
- Controlling aktualisieren
- Liquidität aktualisieren

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## 20.3 Automatische Erinnerungen

Die OMSORG Engine erinnert automatisch an:

- Vertragsverlängerungen
- Wiedervorlagen
- Tätigkeitsnachweise
- Rechnungen
- Mahnungen
- Mitarbeiterstarts
- Führerschein
- Fortbildungen
- Dokumente
- Probezeit
- Urlaubsablauf
- Fahrzeugservice

---

## 20.4 OMSORG Connect

OMSORG Connect arbeitet vollständig mit der OMSORG Engine zusammen.

Beispiele:

Mitarbeiter:

"Krank"

↓

OMSORG Engine

↓

Dashboard

↓

Disposition

↓

Ersatzplanung

---

Mitarbeiter:

"Tätigkeitsnachweis hochgeladen"

↓

OMSORG Engine

↓

Zeiterfassung

↓

Rechnung

↓

Dashboard

---

## 20.5 Dashboard

Das Dashboard zeigt keine statischen Informationen.

Alle Inhalte stammen aus der OMSORG Engine.

Beispiele:

- neue Aufgaben
- Erinnerungen
- Krankmeldungen
- offene Rechnungen
- Kaltaquise
- neue Bewerbungen
- Verträge
- Mitarbeiterstarts

Das Dashboard zeigt immer den aktuellen Arbeitsbedarf.

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## 20.6 Grundsatz

Die OMSORG Engine unterstützt Menschen.

Sie ersetzt keine Entscheidungen.

Sie nimmt Routinearbeiten ab.

Sie erinnert.

Sie verbindet Informationen.

Sie sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.

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## 20.7 Langfristige Entwicklung

Die OMSORG Engine wird zukünftig erweitert um:

- Outlook-Integration
- intelligente Vorschläge
- automatische Einsatzempfehlungen
- KI-Unterstützung
- Prognosen
- Workflow-Automatisierungen
- White-Label-Unterstützung

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## 20.8 Leitsatz

OMSORG denkt mit.

Nicht der Benutzer soll nach Informationen suchen.

Die richtige Information soll zur richtigen Zeit automatisch erscheinen.
```text